十多年来，作为一名知识产权顾问，大部分时间要么是在写报告，要么是在改报告，以至于女儿把当妈的工作概括成三个关键词：知识产权、PPT和WORD。当然，我也秉着言传身教的理念，教育闺女一定要学好语文，避免将来惨遭BOSS吐槽。

去年公司安排内训课程，同事们希望讲讲商务写作，我爽快地答应了。开始准备课件时，才发现动手写报告是一回事，比较系统地讲授完全是另一回事。在阅读了多本有关商务写作的书籍后，依然没有太好的思路。后来在“得到”听完戴素老师的《有效提升你的职场写作能力》课程，她的“甲方读者”逻辑，让我深受启发，于是找到了切入点——从沟通出发，理解商务写作。

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写在开始

商务写作的本质是什么？

很多人认为，提高商务写作能力就是训练笔杆子，实则不然。无法理解沟通对象的需求，再漂亮的“文章”也是枉然。在具备基本写作能力的前提下（默认上过大学就算），提升商务写作能力，首先需要理解商务写作的本质。

我们先来看看，写作的本质是什么？

答：沟通。

接下来第二个问题，写作这种沟通方式，与面谈、电话的最大区别是什么？

答：写作是单向沟通，面谈和电话是双向沟通。

那么，单向沟通意味着什么？

“单向”意味着：

• 想看就看，不想看就不看；

• 有时间、有兴趣就细看，没时间、没兴趣就粗看；

• 不知道读者什么时间看，看的场景、心情不确定；

• 缺乏即时反馈，没有解释、补充、调整的机会等。

也就是说，有效的单向沟通不是一件容易的事，其效果受读者的需求、喜好、精力、心情、背景知识等诸多不确定因素的影响，甚至可能遭遇莫名其妙地“躺枪”。 

既然是单向沟通，第三个问题，商务写作主要的沟通对象是谁？

答：“甲方读者”。

典型的“甲方读者”都有哪些？以公司为边界，可以分为外部读者和内部读者，外部“甲方读者”包括客户、相关政府部门、合作伙伴等；内部“甲方读者”包括单位领导、项目总监、项目经理等。

“甲方读者”沟通不畅，往往都没好果子吃，例如：

• 客户对项目建议书不满意，无合作意愿；

• 客户对成果不满意，验收难，后续合作告吹；

• 合伙人、项目经理对工作成果不满意，不认可专业能力。

简单来说，不合格的商务写作，不仅会让专业形象大打折扣，还常常会丧失后续沟通的机会，或者即便获得再次沟通的机会，实现反转的难度也很大。

因此，我们说，商务写作的本质是——面向“甲方读者”的单向沟通。成功的商务写作，需要从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”，面向“甲方读者”制造双向沟通的幻觉。作为一名知识产权从业人员，我必须要声明，这段很精辟的总结来自戴素老师。

理解了商务写作的本质，我们来看看商务写作的步骤。请永远记住一句话：切勿上来就写！

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弄清需求

需求分析至少包括三方面的内容：沟通目的分析、阅读对象分析和使用场景分析。

02

确定基调

在弄清需求之后，第二步要确定写作的基调。

“向读者传递的价值”听上去似乎很抽象，举例来说。

在确定基调后，需要结合阅读对象的需求、合同规定、沟通情况、呈现要求等因素，确定文档形式。

? PPT：图文并茂，便于快速掌握要点；

? WORD：更正式，文字内容丰富，可充分阐述；

? 其他：EXCEL、视频、脑图等。

小结一下，商务写作的前两个步骤：弄清需求和确定基调，记下第一条写作规则：

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设定结构

讲述第三个步骤前，我们先来看两个例子，这两个例子都来自《金字塔原理》一书。

从上图，我们可以看到最常用的三种子结构：

子结构一：主题与子主题之间的纵向关系；

子结构二：子主题之间的横向关系；

子结构三：序言的讲故事结构。

具体的三类子结构在此不再赘述，请参阅《金字塔原理》一书。