IP咨询顾问的商务写作经（下）
发布时间：2020-06-23 浏览：2131 来源：本站
STEP 3:设定结构
STEP 4:写好“序言”
STEP 5:组织段落
STEP 6:打造质感
03
设定结构
搭建清晰的结构，能够让读者快速掌握写作思路，理解文档要点。那么，有人可能会问，作为职场菜鸟，怎么才能快速建立适宜的结构呢？
最简便的办法——遵循公司或前辈的成功“套路”。以我所在的IP咨询机构来说，公司每年承担大量的咨询项目，可“套路” 的文档结构很多，如下面的三张图分别给出了项目建议书、专利侵权风险分析报告和科技创新类项目总结报告的一级结构。一般来说，对于新人，一级结构不要轻易创新，直接遵循模板是最有效的方式，把精力重点放在体现客户个性化需求的内容上更有意义。
搭好大结构，接下来是写到哪儿算哪儿，还是初步规划一下文档的体量。我的个人习惯是，初步规划文档体量，并考虑各部分之间的结构平衡。
看看下面这张图，相同的身高、体重，不同的分布比例，视觉效果的差异是不是很大？至于肌肉和脂肪的差异，后面再讲。
下表以WORD文档为例，给出了不同长度报告的结构安排示例。
用两条规则总结“STEP3：设定结构”的要点：
Rule 2: 大结构用套路
Rule 3: 结构平衡
04
写好“序言”
前面我们提到，商务写作的本质是面向“甲方读者”的单向沟通，单向意味着读者想看就看，不想看就不看。为了吸引读者认真阅读，GET到我们想要传递的价值，再怎么强调开篇的重要性都不为过。
如何写出引人入胜的“序言”，《金字塔原理》同样介绍了一个经典模型——SCQA模型。
Situation情境——读者肯定认同的事实，取得信任，常以此为切入点；
Conflict冲突——读者面临的问题/困惑/隐患/机遇；
Question问题——如何解决问题，如何抓住机遇；
Answer答案——引出文章/报告主旨。
2012年3月，我们受客户委托开展国内大数据领域的专利分析。当时，大数据处于向各行业渗透的初期，不少行业意识到大数据应用是趋势，但对大数据的了解有限，这也是客户委托原因所在。经过3个多月的检索分析工作，项目组于5月初完成了报告初稿。
初稿的第一段话如下：
本报告的目的是分析国内大数据领域的专利布局态势，具体通过分析专利申请趋势、技术分布、研发热点、主要研究机构和发明人等信息，为■■■大数据领域的技术研发和专利布局提供参考。
看到这个中规中矩、不痛不痒的开头，我感觉即便做了大量扎实的检索分析工作，这份报告也难以给客户留下深刻印象，甚至可能读了开头就想放弃。如何找到一个具有吸引力的情境，引导客户耐心阅读相对枯燥的专利分析报告？事实上，在项目实施过程中，项目组检索到美国白宫当年3月刚发布了“大数据研究和发展倡议”，为什么不把这则消息作为开篇的情境？于是，报告终稿的第一段话变成了：
2012年3月29日，美国白宫发布了“大数据研究和发展倡议（Big Data Research and Development Initiative）”，以此来推进从大量的、复杂的数据集合中获取知识和洞见的能力。该倡议涉及联邦政府的六个部门（美国国家科学基金（NSF）、美国国家卫生研究院（NIH）、美国能源部（DOE）、美国国防部（DOD）、美国国防部高级研究计划局（DARPA）、美国地质勘探局（USGS））。这些部门承诺将投资总共超过两亿美元，来大力推动和改善与大数据相关的收集、组织和分析工具及技术。
所以说，万事开头难，商务写作的第4条规则：
05
组织段落
组织段落的黄金法则是MECE（Mutually Exclusive/
Collectively Exhaustive）原则。
相互之间可并列；
相互之间不重叠；
整体而言无遗漏。
我更倾向于认为MECE是一种分析方法，不仅适用于商务写作段落组织中的分组，在专利布局中的技术体系分解等工作中同样适用。网上关于MECE方法的介绍很多，大家可以自行学习和练习。
组织段落的核心在于利用MECE方法，找到段落组织的逻辑基础，例如，基于因果关系、时序关系、结构关系、重要程度等等，因此，段落组织能力非常考验对专业内容的全盘掌握和分组归纳的能力。
具体开始分段论述前，简单的总括句能够让读者清晰明了即将讲述的内容，但应注意在总括句中明确“合理上位”后的要点，举例说明：
政府文件中，“要点+阐述”的段落论述形式非常常见。在咨询报告中，段落论述也推荐采用“要点+阐述”方式，即先阐明本段要点，再具体论述。根据段落长度，要点可以是一句话，也可以是短语。
例1
要点是一句话
创新能力和竞争力明显提高，形成全球产业发展新高地。攻克一批关键核心技术，发明专利拥有量年均增速达到15%以上，建成一批重大产业技术创新平台，产业创新能力跻身世界前列，在若干重要领域形成先发优势，产品质量明显提升。节能环保、新能源、生物等领域新产品和新服务的可及性大幅提升。知识产权保护更加严格，激励创新的政策法规更加健全。
摘自：《“十三五”国家战略性新兴产业发展规划》
例2
要点是短语
3.逐步建立职务科技成果披露制度。高校应从源头上加强对科技创新成果的管理与服务，逐步建立完善职务科技成果披露制度。科研人员应主动、及时向所在高校进行职务科技成果披露。高校要提高科研人员从事创新创业的法律风险意识，引导科研人员依法开展科技成果转移转化活动，切实保障高校合法权益。未经单位允许，任何人不得利用职务科技成果从事创办企业等行为。涉密职务科技成果的披露要严格遵守保密有关规定。
摘自：《关于提升高等学校专利质量促进转化运用的若干意见》
Tips
自己厘清内在逻辑，让读者理解你的逻辑，“序言+子结构”的方式依然有效；
每一段话中，采用“要点+阐述”的方式永不犯错；
阐述原因，建议举措等，至少3点，不超过“7”；
整齐的结构很讨好；
不好归纳的时候，不要忘记有一种分类叫“其他”。
同样，用一条写法规则来总结商务写作的步骤5：
Rule 5：应用逻辑顺序，分组归纳
06
打造质感
在戴素老师的课程中，提到语言的质感，我很喜欢这个说法。必须声明一下，为了让文章读起来比较轻松，本文的语言采用了“嘚啵”风，没什么质感（流汗ing）。
结合IP顾问的工作性质，我更想强调带给读者的专业感。也就是说，当读者阅读时，能感到作者很专业。
如何才能打造专业感？
答：采用最精炼的语句，准确表达尽可能多的信息。前半句强调如果能一个字说清，绝不用两个字；后半句强调表述准确，信息丰富。
我们先来说说后半句的事。
信息丰富不靠辞藻堆砌，要靠数字、事实、细节等“言之有物”的内容。商务写作中有个说法：只用形容词而不给事实，是糊弄。对此，我深以为然。
看看下面的两个例子。
例1
准备拜访客户的预约邮件
A：我想下周一去您公司拜访一下，好吗？我们的面谈将会很高效且富有成果。
B：我想下周一去您公司拜访，可否？大约占您30分钟，交流如下三个话题……
分析：A表述中的有效信息仅包含希望拜访的大致时间，然后是一厢情愿的面谈效果预期，对于受访者的决策毫无帮助。B表述带给受访者的有效信息明显增多，尤其是受访者最为关注的访谈时长和交流主题，这两方面的信息直接有助于受访者决策是否有意愿、有时间接受拜访。
例2
专利工程师的工作小结
A：2019年工作受领导肯定，受到同事好评。
B：2019年工作业绩突出，在知识产权和法务部的年度绩效评估中排名居首。
分析： A表述中，尽管提及“领导肯定”、“同事好评”，但因缺乏事实和数据支撑显得自说自话；B表述通过数据说话，工作业绩突出的总结显得有理有据。
再来说说前半句的要求——语音的精炼。
还记得前面讲结构平衡的时候那张图吗？肌肉男和大肚腩，脂肪和肌肉带来的“质感”，差异还是巨大的。每次看到下面这张图，都会激起我下楼跑步的冲动。
乔治·奥威尔（George Orwell）所著的《政治与英语》中，提到了英文写作的六条基本规则，下面两条同样适用中文商务写作。
如果一个字能说清，不要用两个字。
但凡一个字能删掉，一定要删掉。
例1
A：这是一个好兆头。
B：这是一个很好的兆头。
分析：关于这个例子，哪种表述更有力量，在我们内部讨论的时候出现了不同的观点。部分同事认为在性质形容词前加上诸如“很”、“非常”这类的程度修饰词会更有力度。反复咂摸后，我更倾向于第一种表述，短句的力量耐人寻味。
例2
A：根据检索的数据，截止到2019年12月31日，A公司已经累计申请了700多项专利。
B：截至2019年12月31日，A公司累计申请专利712项。
分析：在专利分析报告中，第一章通常会给出检索条件、检索范围和数据，因此，无特殊声明时，分析报告中的数据均依据检索结果，在报告中无需再次声明；同时，数据应尽可能给出准确数字。
打造语言质感的规则：
最后用一张表，总结一下商务写作的六大步骤和对应的写作规则。
延伸学习：
书籍阅读：《金字塔原理》
音频课程：有效提升你的职场写作能力（得到APP）
声明：本文仅代表作者本人观点，非科慧远咨询出具的正式意见或建议。如需转载或引用该等文章的任何内容，请注明出处。未经本司 书面同意，不得转载或使用该等文章中包含的任何图片或影像。如您有意就相关议题进一步交流或探讨，欢迎与本司联系。
联系电话：010-82038243
电子邮箱：ipf@ipfuture.com.cn
- 上一篇： 权利要求撰写系列之一 保护主题的选择
- 下一篇： IP咨询顾问的商务写作经（上）